A nossa oferta integrada inclui agora a plataforma que ajuda a simplificar e otimizar os recursos envolvidos em todo o ciclo de vida dos projetos e contratos públicos, aliada à experiência e conhecimento do Observatório das Autarquias Locais no contexto das boas práticas e otimização de processos referentes à contratação pública e à gestão da execução de contratos públicos.
Assim, os serviços que atualmente oferecemos no âmbito da modernização e otimização continua dos processos de gestão da contratação pública e da execução de contratos públicos constituem agora uma solução global e multi-disciplinar, englobando especialistas das diversas áreas relevantes a este contexto: Juristas e advogados especializados em contratação pública, engenheiros e consultores de diversas áreas, engenheiros de software e programadores afetos à otimização continua das ferramentas informáticas mediante o feedback da restante equipa e dos clientes.
O que é a plataforma do Gestor do Contrato (Datalink) e as vantagens do protocolo com o OAL
Quando se conheceu a primeira versão do anteprojeto do Código dos Contratos Públicos revisto, o OAL reparou de imediato no artigo 290.º-A que previa a nova figura do Gestor do Contrato, tendo o Observatório considerado uma excelente medida para a monitorização dos contratos públicos e respetiva despesa. Todavia, o OAL ficou simultaneamente apreensivo, em razão dos escassos recursos das Autarquias e a necessidade de um esforço muito considerável (com exigências de desdobramentos) para cumprirem os novos deveres previstos no Código dos Contratos Públicos.
Ciente dessas dificuldades, mas considerando a existência de uma margem considerável de otimização a nível dos processos e das ferramentas utilizadas no âmbito da gestão de contratos, o OAL lançou o desafio a várias empresas do ramo tecnológico a operarem na Administração Local para desenvolverem um software que ajudasse os Gestores do Contrato e os Municípios a cumprirem devidamente e de forma otimizada estas novas obrigações.
Inicialmente várias empresas mostraram-se disponíveis e o Observatório iniciou conversações no sentido de explicar devidamente o que a ferramenta a desenvolver deveria garantir. Infelizmente, umas por não considerarem um produto de interesse, outras por não estarem disponíveis para o investimento envolvido, as empresas não acederam ao nosso “repto”, tendo apenas uma empresa aceite (e levado o desafio até ao fim) lançar o produto conforme idealizado pelo OAL e alguns “Municípios piloto”: Nós, a Safeminds.
Passados cerca de 3 anos, o OAL já dispõe de recursos para ministrar formações neste contexto e participar ativamente na implementação e melhoria contínua de ferramentas de suporte à gestão de contratos públicos e à própria figura do Gestor do Contrato, razão pela qual esta semana a Safeminds celebrou um protocolo com o OAL para a implementação desta ferramenta construida em conjunto e apadrinhada por ambas as organizações, que têm vindo, conjuntamente, a investir no seu “crescimento” e otimização continua ao longo dos últimos anos.
Assim, os serviços que atualmente oferecemos no âmbito da modernização e otimização continua dos processos de gestão da contratação pública e da execução de contratos públicos constituem agora uma solução global e multi-disciplinar, englobando especialistas das diversas áreas relevantes a este contexto: Juristas e advogados especializados em contratação pública, engenheiros e consultores de diversas áreas, engenheiros de software e programadores afetos à otimização continua das ferramentas informáticas mediante o feedback da restante equipa e dos clientes, tudo com a assinatura conjunta do Observatório das Autarquias Locais e da Safeminds.
No Protocolo estão previstas várias ações e mecanismos para obrigar ambas as partes a melhorarem continuamente a performance, para que os Gestores do Contrato disponham de um produto cada vez mais aperfeiçoado.
Assim, doravante, todas as atualizações e desenvolvimentos serão discutidos e consolidados entre a Safeminds e o OAL, as formações no âmbito das boas práticas da gestão de contratos públicos serão ministradas pelo OAL, e ambas as partes irão manter esta parceria e trabalho conjunto com o objetivo de otimizar continuamente os processos e práticas no âmbito da gestão da execução de contratos, agregando ainda, soluções de trabalho em ambientes de contenção social, teletrabalho, etc., enquanto forem necessários estes serviços.
Podem encontrar mais informação relativa ao Datalink – A plataforma do Gestor do Contrato aqui e informamos que estamos já disponíveis para nesta fase, em que as ferramentas colaborativas e remotas que implementem as metodologias e práticas inerentes ao teletrabalho são tão necessárias, começar desde já a implementar esta solução na Administração local, preparando os Municípios para a utilização desta ferramenta que tanto tem ajudado os Gestores do Contrato dos Municípios já aderentes nesta altura de emergência nacional.
Considerando os desenvolvimentos e upgrades dos últimos meses, pode-se afirmar que este software ajuda e até substitui o GCP em muitas das suas obrigações exigidas pelo artigo 290.º-A do CCP, sendo de destacar as seguintes valências:
- Permitir a transposição da responsabilidade para o fornecedor sempre que possível, centralizando toda a informação relativa à gestão da execução de contratos numa só plataforma;
- Permitir que todos os intervenientes (fornecedores, gestores de contrato e suas equipas, o executivo e quaisquer outros intervenientes internos ou externos que a organização pretenda incluir) participem e desempenhem as suas funções diretamente na plataforma e de forma remota (teletrabalho);
- Inclui também, ferramentas para a realização de consultas preliminares ao mercado, associação e gestão de financiamentos comunitários (candidaturas e contratos) e respetiva gestão e monitorização financeira dos contratos financiados, entre outras ferramentas relevantes à implementação de boas práticas na gestão da execução de contratos públicos pelas quais o OAL tanto tem lutado ao longo dos últimos anos.
Algumas das funcionalidades da Plataforma do Gestor do Contrato ( Datalink)
Monitorize o estado de todos os seus contratos, remotamente, a qualquer hora e em qualquer dispositivo
O módulo de Contratação Pública possui um dashboard dedicado à execução de cada contrato que demonstra os indicadores chave da sua execução a todos os utilizadores, nomeadamente:
– Execução física,
– Execução financeira;
– Execução temporal;
– Próximos momentos de faturação contratualizados;
– Próximos entregáveis contratualizados.
Todas as informações de todos os módulos da plataforma podem também ser exportadas via relatório PDF.
Seja notificado sempre que existam novos acontecimentos
Com o sistema de notificações da plataforma Datalink, toda a equipa alocada à gestão de um determinado contrato é notificada sempre que ocorram acontecimentos relevantes, tais como:
– Novos entregáveis carregados, aprovados ou rejeitados;
– Novas faturas lançadas, aprovadas ou rejeitadas;
– Fases de contrato completas;
– Atrasos e desvios no planeamento contratualizado;
– Novos pedidos de consulta preliminar ao mercado
– Pedidos de pagamento em atraso em contratos de financiamento;
– Fases de projeto completas.
Gira Contratos de Empreitada (e de qualquer outro tipo) colaborativamente e remotamente com todos os intervenientes necessários
Gira colaborativamente empreitadas públicas importanto o Plano de trabalhos(ficheiro MS Project), Plano financeiro Contratual, Mapa de Quantidades e Recursos alocados à empreitada.
Este módulo permite ainda:
– O lançamento de autos de medição;
– Realizar a revisão de preços quando necessário.
– O lançamento de eventos diversos (prorrogações, erros e omissões, suspensão de contrato, atas de obra, entre outros).
Realize Consultas preliminares ao mercado e receba respostas directamente na plataforma
Realize consultas informais ao mercado convidando vários fornecedores que poderão elaborar os seus pareceres e oferecer as suas cotações directamente na plataforma.
A plataforma disponibiliza um template de e-mail que poderá ser customizavel e os resultados das consultas poderão posteriormente ser partilhados com toda a equipa técnica através de relatórios PDF ou de ficheiros .ZIP para efeitos de elaboração de procedimentos públicos.
Construa e organize peças procedimentais através de projetos internos
O módulo de Projetos internos da plataforma Datalink permite ao gestor de Contrato definir várias tarefas e atividades necessárias para elaborar peças procedimentais e alocar elementos da sua equipa técnica à execução das mesmas.
Este módulo torna também possível lançar os elementos desenvolvidos na Plataforma de contratação Pública Vortal.
Gira os seus contratos de financiamento a candidaturas a fundos comunitários
Através do módulo de Financiamentos os gestores de contratos podem também gerir contratos que surgiram em função de financiamentos provenientes de candidaturas de fundos comunitários como Portugal 2020, Horizonte 2020 ou outros similares.
Este módulo permite ainda o registo de pedidos de pagamento e a alocação de despesas de contratos em execução aos contratos de financiamento de forma direta e transparente.
